Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc ký kết hợp đồng điện tử qua email đã trở nên phổ biến và tiện lợi hơn nhiều so với việc ký kết hợp đồng truyền thống trên giấy tờ. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của hợp đồng, quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email cần tuân thủ một số bước nhất định. Hãy cùng Nhân Hòa tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây! 

1. Hợp đồng ký kết qua Email có được coi là hợp đồng điện tử hay không? 

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được ký kết và lưu trữ dưới dạng điện tử thông qua các công nghệ thông tin, thay vì trên giấy tờ như truyền thống. 

Theo Luật 51/2005/QH11 về giao dịch điện tử quy định như sau: 

Điều 33: Hợp đồng điện tử: 

“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.”

Điều 10. Hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu

“Thông điệp dữ liệu được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác.”

Trong trường hợp ký kết hợp đồng qua email, các bên sử dụng công nghệ điện tử để giao tiếp, xác nhận và lưu trữ hợp đồng. Do đó, hợp đồng qua email có thể được xem như là một dạng hợp đồng điện tử. 

Cũng giống như các dạng hợp đồng điện tử khác, một trong những lợi ích của hợp đồng điện tử qua email là tính tiện lợi và nhanh chóng. Thay vì phải trao đổi giấy tờ trực tiếp hoặc gửi thư tín, các bên có thể gửi và nhận tài liệu hợp đồng qua email chỉ trong vài giây, giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các bên tham gia.

Xem thêm: Các đặc điểm của hợp đồng điện tử

2. Hợp đồng ký kết qua Email có giá trị pháp lý hay không? 

Email là một phương thức gửi và truyền thông tin qua phương thức điện tử, do đó khi gửi qua email, hợp đồng chỉ xác lập việc các bên đã gửi thông tin hợp đồng hoặc gửi đề nghị giao kết hợp đồng qua email mà thôi. Vì vậy, hợp đồng qua email có thể có giá trị pháp lý nếu đáp ứng được một số điều kiện như sự đồng ý của cả hai bên về các điều khoản của hợp đồng và tính xác thực của chữ ký. 

Cụ thể, hợp đồng điện tử qua email cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:

•  Đối với các hợp đồng có giá trị lớn hoặc quan trọng, cần phải đảm bảo tính bảo mật và chính xác của thông tin khi ký kết. Do đó, các bên cần sử dụng các phần mềm chữ ký số được xác thực bởi cơ quan chứng thực chữ ký số theo quy định của pháp luật về chữ ký số hoặc các hình thức xác thực khác để đảm bảo tính xác thực và bảo mật của hợp đồng.  

•  Phải có nội dung rõ ràng, chi tiết về các điều khoản của hợp đồng và được gửi qua email.

•  Được gửi qua email có địa chỉ email chính xác của người nhận và được xác nhận bởi người nhận .

3. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email như thế nào? 

Quy trình ký kết hợp đồng qua email điện tử có thể được thực hiện như sau:

Bước 1. Sau khi soạn xong nội dung hợp đồng điện tử thì bên A sẽ gửi hợp đồng đó cho bên B.

Bước đầu tiên trong quy trình này là việc thỏa thuận về nội dung của hợp đồng giữa các bên. Sau đó, bên yêu cầu ký kết hợp đồng sẽ chuẩn bị phiên bản hợp đồng điện tử và gửi đến bên còn lại qua email. 

Bước 2. Bên B sẽ truy cập email để xem hợp đồng.

Sau khi bên nhận được hợp đồng điện tử, bên B cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung của hợp đồng để đảm bảo rằng mọi thông tin và điều khoản đã được thống nhất. Nếu bên B có ý kiến, họ có thể đưa ra những đề xuất sửa đổi hoặc bổ sung vào phiên bản hợp đồng để tiến hành thương lượng với bên ký kết.

Bước 3. Nếu bên B đồng ý với nội dung của hợp đồng, bên B sẽ ký tên và gửi lại cho bên A qua email.

Sau khi hai bên đã đồng ý về nội dung của hợp đồng, bên ký kết sẽ thực hiện đính kèm chữ ký số vào tài liệu hợp đồng điện tử và gửi lại qua email cho bên còn lại. Bên nhận sẽ kiểm tra lại toàn bộ tài liệu hợp đồng và chấp nhận ký kết hoặc đưa ra những ý kiến sửa đổi nếu cần. 

Trong đó, việc sử dụng chữ ký số là một biện pháp quan trọng để xác thực tính chính xác và độ tin cậy của hợp đồng điện tử qua email. Chữ ký số được tạo ra bằng cách sử dụng một chương trình mã hóa đặc biệt để mã hóa dữ liệu và tạo ra một mã số duy nhất. Chữ ký số này có thể được đính kèm vào tài liệu hợp đồng điện tử qua email để xác thực tính toàn vẹn và nguồn gốc của thông tin trong tài liệu.

Việc sử dụng mã hóa cũng là một biện pháp quan trọng để đảm bảo tính bảo mật thông tin trong quá trình trao đổi hợp đồng điện tử qua email. Các bên có thể sử dụng các phương thức mã hóa mạnh như SSL hoặc TLS để mã hóa các tài liệu hợp đồng điện tử khi truyền qua email.

Bước 4. Bên A nhận được hợp đồng đã được ký tên của bên B và tiến hành thực hiện hợp đồng.

Sau khi tài liệu hợp đồng được ký kết và chấp nhận bởi cả hai bên, các bên sẽ tiến hành thực hiện hợp đồng và lưu trữ lại tài liệu này để sử dụng trong trường hợp cần thiết. 

Để đảm bảo tính toàn vẹn và an toàn của tài liệu hợp đồng điện tử qua email, các bên cần lưu trữ tài liệu đầy đủ bằng cách sử dụng các phương thức lưu trữ tài liệu an toàn và đảm bảo tính bảo mật thông tin như dịch vụ lưu trữ đám mây (cloud storage) có tính bảo mật cao, sử dụng các công cụ quản lý tài liệu để theo dõi và bảo mật tài liệu. 

4. Kết luận

Thông qua bài viết trên, bạn đọc đã có thể nắm vững về quy trình ký kết hợp đồng điện tử qua email. Là một giải pháp tiện lợi và hiệu quả trong thời đại công nghệ hiện nay, tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử qua email, các bên cần tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan, vui lòng liên hệ Nhân Hòa để được giải đáp chi tiết. 

================================================

Thay đổi phương thức ký kết truyền thống - Xây dựng doanh nghiệp chuyển đổi số không giấy tờ cùng ESOC! 

ESOC là phần mềm hợp đồng điện tử được được Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa - Đơn vị với bề dày hơn 20 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp chuyển đổi số xây dựng phát triển. Được biết đến như một công cụ số hóa quy trình quản lý và ký kết tài liệu thay thế cho phương pháp truyền thống. 

Giải pháp hợp đồng điện tử ESOC đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn: 

- Tiêu chuẩn pháp lý: Đáp ứng đầy đủ tính pháp lý về giao dịch điện tử xác thực điện tử trong nhiều lĩnh vực như: Dân sự, Thương mại, ...

- Tiêu chuẩn kỹ thuật: Hệ thống được xây dựng với nhiều lớp bảo mật bằng công nghệ Blockchain, chống tấn công từ bên ngoài 24/7, hệ thống đáp ứng mọi thiết bị USB Token, HSM, ...

- Dễ dàng thực hiện: Người dùng dễ dàng thực hiện ký kết các hợp đồng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, doanh nghiệp với đối tác, doanh nghiệp với cá nhân. Dễ dàng phân loại tài liệu và tra cứu lịch sử giao kết. 

- Tiết kiệm chi phí: Tiết kiệm tối ưu: lên đến 90% thời gian và chi phí so với phương thức ký kết hợp đồng giấy truyền thống tại doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, ESOC còn tích hợp những chức năng vượt trội, đáp ứng mọi nhu cầu thực tế của doanh nghiệp như: 

- Chức năng đàm phán tài liệu trước khi giao kết hợp đồng.

- Chức năng điều phối các vai trò tham gia giao kết (cho người không có tài khoản ESOC)

- Chức năng ủy quyền theo vai trò tham gia giao kết ngay trên hệ thống ESOC

- Áp dụng luật để quản lý chặt chẽ vòng đời hợp pháp của từng loại hợp đồng. 

Khởi tạo linh hoạt - Ký kết 30s – Không chạm. 

Bảng giá Hợp đồng điện tử ESOC: https://esoc.vn/bang-gia-hop-dong-dien-tu

Nhận ngay bản trải nghiệm miễn phí 50 tài liệu trên hệ thống Hợp đồng điện tử ESOC: https://esoc.vn/dang-ky-nhan-tu-van  

Liên hệ thông tin sau để được tư vấn kỹ hơn:

Tổng đài: 1900 6680

Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom 

Dịch vụ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, chữ ký số: https://esoc.vn

Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html