Với những tính năng ưu việt, hợp đồng điện tử dần trở nên phổ biến, thay thế phương thức ký kết truyền thống và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Sau đây là những nguyên tắc và quy trình giao kết hợp đồng điện tử mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo sử dụng phương thức ký kết này một cách hiệu quả. 

Để hiểu về giao kết hợp đồng điện tử, ta cần biết được các quy định pháp luật về loại hợp đồng này.

Căn cứ theo Điều 36, Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11: “1. Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng.

2. Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu."

=> Do đó, có thể hiểu rằng Giao kết hợp đồng điện tử là quá trình ký kết, thực hiện các thủ tục và cam kết giữa các bên tham gia vào hợp đồng, tài liệu, văn bản thông qua nền tảng điện tử. 

Thay vì thực hiện trên giấy tờ như truyền thống, các bên sử dụng công nghệ thông tin để tạo và trao đổi thông tin giữa nhau để hoàn tất quá trình giao kết hợp đồng. Các bên tham gia vào hợp đồng điện tử ở đây có thể là các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân hoặc cơ quan chính phủ. 

So với hợp đồng giấy, giao kết hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và toàn vẹn của thông tin trong quá trình giao dịch.

2 Các nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử 

Về cơ bản, hợp đồng điện tử sẽ cần đáp ứng được cả nguyên tắc giao kết hợp đồng nói chung và Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử nói riêng. 

2.1 Nguyên tắc giao kết hợp đồng nói chung

Nguyên tắc 1: Giao kết hợp đồng trên tinh thần tự nguyện

Căn cứ Khoản 2, Điều 3, Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng dân sự dù ở dạng thức truyền thống hay điện tử, cũng đều phải đảm bảo yếu tố tự do giao kết, tự nguyện thỏa thuận: “Cá nhân, pháp nhân xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình trên cơ sở tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận. Mọi cam kết, thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội có hiệu lực thực hiện đối với các bên và phải được chủ thể khác tôn trọng.

Điều này có nghĩa là việc ký kết hợp đồng phải được thực hiện theo sự đồng ý tự nguyện của các bên, không được ép buộc hoặc sai khiến bất kỳ bên nào. 

Các bên tham gia giao dịch cần có ý thức và hiểu rõ các nội dung trong hợp đồng, đồng ý với các điều khoản và cam kết thực hiện đầy đủ và trung thực. 

Nguyên tắc 2: Đôi bên cùng có lợi

Căn cứ theo Khoản 3, Khoản 4 Điều 3, Bộ luật Dân sự năm 2015, việc giao kết hợp đồng đòi hỏi sự trung thực và thiện chí giữa các bên. 

Điều này đảm bảo rằng các bên tham gia giao dịch sẽ đồng ý với nhau về các điều khoản trong hợp đồng một cách minh bạch và công bằng, không lừa dối hay chèn ép nhau. Các bên cần thỏa thuận đầy đủ về các điều kiện, quyền lợi và nghĩa vụ của mình, và cam kết thực hiện đầy đủ và trung thực.

Nguyên tắc 3: Đôi bên bình đẳng khi giao kết 

Đôi bên bình đẳng khi giao kết được thể hiện ở Quyền và Nghĩa vụ, đôi bên có quyền đưa ra/chấp nhận/từ chối yêu cầu, cũng như có nghĩa vụ làm đúng các nội dung như trong hợp đồng giao kết, tuân thủ các điều khoản và chịu trách nhiệm với hành vi của mình khi không thực hiện đúng như hợp đồng đã đưa ra. 

Nguyên tắc 4: Tuân thủ quy định của pháp luật 

Khi thực hiện giao kết hợp đồng, các bên tham gia cần tuân thủ những quy định của pháp luật liên quan đến hợp đồng đó. Việc tuân thủ các quy định này sẽ giúp đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của hợp đồng, đồng thời giảm thiểu rủi ro và tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng. 

Các quy định của pháp luật có thể liên quan đến nội dung hợp đồng, các yêu cầu về chứng thực và ký kết hợp đồng, cũng như các quy định về bảo mật thông tin và quyền lợi của các bên. Việc tuân thủ nguyên tắc này sẽ đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các hợp đồng, tăng tính minh bạch và sự tin tưởng giữa các chủ thể tham gia. 

2.2 Nguyên tắc giao kết hợp đồng điện tử

Giao kết hợp đồng điện tử sẽ cần phải tuân thủ theo quy định pháp luật tại Điều 35 Luật Giao dịch điện tử 2005. 

Theo đó, các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong việc giao kết và thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, việc thực hiện giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật Giao dịch điện tử và pháp luật về hợp đồng. 

Trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn và bảo mật liên quan đến hợp đồng điện tử đó. 

Kết luận: Các bên thực hiện giao kết hợp đồng điện tử cần đáp ứng & tuân thủ các nguyên tắc kể trên, giúp cho việc giao dịch trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn, đồng thời tăng tính minh bạch và tránh được các rủi ro phát sinh. 

3. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử 

Bước 1: Lựa chọn phương tiện phương tiện giao kết hợp đồng điện tử

Trước khi bắt đầu giao kết hợp đồng điện tử, các bên cần lựa chọn một nền tảng điện tử phù hợp để lập hợp đồng, nền tảng này được gọi là phần mềm ký hợp đồng điện tử. Việc lựa chọn phần mềm ký hợp đồng điện tử phù hợp là rất quan trọng, bởi vì nó sẽ giúp cho quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng được tiến hành một cách thuận lợi và hiệu quả hơn Nền tảng này cần đáp ứng được các yêu cầu về tính bảo mật, toàn vẹn và có tính pháp lý. 

Được Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa - đơn vị với bề dày hơn 20 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp chuyển đổi số nghiên cứu và phát triển. Phần mềm hợp đồng điện tử ESOC là một trong những công cụ số hóa quy trình quản lý và ký kết tài liệu thay thế cho phương pháp truyền thống. Bên cạnh những tính năng cơ bản của 1 PM ký hợp đồng điện tử, ESOC còn sở hữu các tính năng nâng cao làm rõ tính minh bạch của hợp đồng điện tử:

  + Chức năng đàm phán tài liệu trước khi giao kết hợp đồng.

  + Chức năng điều phối các vai trò tham gia giao kết (cho người không có tài khoản ESOC)

  + Chức năng ủy quyền theo vai trò tham gia giao kết ngay trên hệ thống ESOC

  + Áp dụng luật để quản lý chặt chẽ vòng đời hợp pháp của từng loại hợp đồng.

Nhận ngay bản trải nghiệm miễn phí 50 tài liệu trên hệ thống Hợp đồng điện tử ESOC: https://esoc.vn/dang-ky-nhan-tu-van 

Bước 2: Điền đầy đủ thông tin các bên tham gia và nội dung hợp đồng

Sau khi đã chọn được nền tảng và bắt đầu lập hợp đồng, các bên cần điền đầy đủ thông tin của các bên tham gia và nội dung của hợp đồng. Bên cạnh các thông tin về chủ thể tham gia và điều khoản hợp đồng, các bên cũng cần phải xác định được luồng ký, vị trí ký, thứ tự ký và vai trò ký hợp đồng. Với ESOC, Sau khi hoàn tất quá trình khởi tạo hợp đồng, hệ thống thực hiện tạo luồng giao kết và gửi cho các bên tham gia một cách tự động.

Bước 3: Xác nhận thông tin hợp đồng và ký bằng chữ ký điện tử

Sau khi điền đầy đủ thông tin và nội dung của hợp đồng, các bên cần xác nhận thông tin hợp đồng và ký bằng chữ ký điện tử. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật của hợp đồng và ngăn chặn tình trạng giả mạo hợp đồng.

Bước 4: Hoàn thiện giao kết hợp đồng điện tử

Sau khi sau khi các bên đã thực hiện ký kết hợp đồng bằng chữ ký điện tử, phần mềm hợp đồng điện tử sẽ thông báo về việc hoàn tất giao kết giữa các bên. Hợp đồng điện tử này sẽ được lưu trữ trên nền tảng điện tử.

4. Kết luận 

Như vậy, quy trình giao kết hợp đồng điện tử đòi hỏi các bên phải thực hiện đầy đủ và chính xác các bước trên nền tảng điện tử để đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn của hợp đồng. Nếu thực hiện đúng cách, hình thức giao kết hợp đồng điện tử sẽ giúp các bên tiết kiệm thời gian, tiền bạc và giảm thiểu rủi ro phát sinh trong quá trình giao dịch.

=================================

Thay đổi phương thức ký kết truyền thống - Xây dựng doanh nghiệp chuyển đổi số không giấy tờ! 

Hợp đồng điện tử ESOC là một trong những giải pháp về chuyển đổi số cho doanh nghiệp, được biết đến như một công cụ số hóa quy trình quản lý và ký kết tài liệu thay thế cho phương pháp truyền thống. 

Giải pháp hợp đồng điện tử ESOC đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn: 

- Tiêu chuẩn pháp lý: Đáp ứng đầy đủ tính pháp lý về giao dịch điện tử xác thực điện tử trong nhiều lĩnh vực như: Dân sự, Thương mại, ...

- Tiêu chuẩn kỹ thuật: Giải pháp bảo mật chống tấn công từ bên ngoài 24/7, hệ thống đáp ứng mọi thiết bị USB Token, HSM, ...

- Dễ dàng thực hiện: Người dùng dễ dàng thực hiện ký kết các hợp đồng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, doanh nghiệp với đối tác, doanh nghiệp với cá nhân.

- Tiết kiệm chi phí: Tiết kiệm tối ưu: lên đến 90% thời gian và chi phí so với phương thức ký kết hợp đồng giấy truyền thống tại doanh nghiệp.

Xem thêm: Các loại hợp đồng điện tử

ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ ESOC: https://esoc.vn/dang-ky-nhan-tu-van 

Liên hệ thông tin sau để được tư vấn kỹ hơn:

Tổng đài: 1900 6680

Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom 

Dịch vụ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, chữ ký số: https://esoc.vn

Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html