Quy định ỦY QUYỀN KÝ HÓA ĐƠN của pháp luật

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều bộ phận cũng như chứa nhiều hóa đơn có thể ủy quyền cho các bộ phận đó ký trên hóa đơn. Khi ký hóa đơn, thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho người khác ký thay. Việc ủy quyền ký hóa đơn được pháp luật quy định như thế nào? Cùng Nhân Hòa tìm hiểu trong bài viết sau đây.
1. Giấy ủy quyền là gì?
Ủy quyền là việc thỏa thuận của các bên theo đó bên được ủy quyền sẽ có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền.
Giấy ủy quyền là văn bản pháp lý ghi nhận về việc người ủy quyền chỉ định cho người được ủy quyền đại diện cho mình thực hiện một công việc hay thực hiện một số công việc nhất định trong phạm vi được ủy quyền.
Theo đó cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho một cá nhân, ủy quyền cho pháp nhân khác thay mình thực hiện, xác lập các giao dịch dân sự trong phạm vi ủy quyền.

 


- Nội dung của giấy ủy quyền ký hóa đơn
+ Những người liên quan thực hiện nội dung ủy quyền thông tin của người ủy quyền và người nhận ủy quyền bao gồm: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp, chức vụ trong công ty....
+ Phân công và ủy quyền cụ thể như sau:
Bên A ( người ủy quyền) ủy quyền cho bên B( người nhận ủy quyền) ký vào chỉ tiêu người bán hàng trên hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) thay cho bên A khi xuất bán hàng hoá (hoặc cung cấp dịch vụ)
Bên B có trách nhiệm thực hiện nội dung ủy quyền theo đúng quy định của pháp luật và của Công ty
+ Giấy ủy quyền có hiệu lực kể từ ngày .... đến hết ngày ...... ( ghi quy định rõ thời gian hiệu lực của GUQ)

>>> Xem thêm: TỔNG QUAN từ A-Z các kiến thức cần biết về HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ
2. Quy định về việc lập giấy ủy quyền ký hóa đơn
- Cơ sở pháp lý của việc ủy quyền ký hóa đơn
Nhiều người dùng thắc mắc việc ủy quyền ký hóa đơn có được hay không? Để giải đáp vấn đề này, bạn có thể căn cứ vào các quy định pháp luật sau:
+ Tại Điểm d, Khoản 2, Điều 14, Thông tư số 64/2013/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về tiêu thức người mua hàng ký và ghi rõ họ tên như sau: 
Nếu như việc mua hàng không được thực hiện trực tiếp mà mua qua điện thoại, qua mạng, FAX thì bên mua không nhất thiết phải ký và ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi này, bên bán phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX
+ Tại Điểm d, Khoản 2, Điều 16, Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về tiêu thức người bán hàng ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên như sau: Đối với trường hợp thủ trưởng đơn vị vắng mặt, không thể ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán để ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn
+ Tại Điều 19, Luật Kế toán 03/2003/QH11, Quốc Hội đã quy định: “Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.”
+ Tại điều 20, Luật Kế toán 03/2003/QH11, Quốc Hội đã quy định: “Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.”
Như vậy, căn cứ vào một số quy định nêu trên thì việc ủy quyền ký hóa đơn khi Thủ trưởng đi vắng hoặc bất đắc dĩ không thể thực hiện việc ký này là hoàn toàn hợp pháp
- Quy định về người được ủy quyền ký thay
Nếu quy định ủy quyền ký hóa đơn là hợp pháp thì những ai sẽ được phép ký thay hóa đơn khi thủ trưởng đơn vị đi vắng, không thể thực hiện việc ký vào hóa đơn? Dưới đây là một số quy định về người được nhận ủy quyền ký hóa đơn như sau:
+ Trường hợp người nhận ủy quyền ký hóa đơn là nhân viên công ty
Với trường hợp người được ủy quyền ký hóa đơn là nhân viên của công ty thì bắt buộc phải có giấy ủy quyền từ thủ trưởng của đơn vị cho người trực tiếp thực hiện việc lý
Theo đó, người nhận ủy quyền ký thay phải ghi đầy đủ họ tên trên hóa đơn, phải đóng dấu của tổ chức ở phía trên bên trái tờ hóa đơn (đóng dấu treo)
Lưu ý rằng:
Người ký thay thế vào hóa đơn bắt buộc phải là người đã được ủy quyền
Khi thực hiện ký ủy quyền tuyệt đối không được đóng mộc vào vị trí của thủ trưởng
+ Trường hợp người nhận ủy quyền là nhân viên quản lý
Với những trường hợp người được ủy quyền ký thay thủ trưởng là nhân viên quản lý (Ví dụ: Giám đốc tài chính, Kế toán trưởng,...) của doanh công ty thì nhân viên đó phải thực hiện việc ký ủy quyền vào tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” trên hóa đơn, đồng thời ghi rõ họ tên và đóng dấu công ty đầy đủ
+ Trường hợp người nhận ủy quyền ký thay là kế toán trưởng
Với trường hợp này, kế toán trưởng sẽ là người thực hiện việc ký thay và phải tham khảo nguồn thông tin dựa vào Công văn số 209/TCT-CS, ban hành ngày 20/01/2015 quy định về chữ ký hóa đơn tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”
Lưu ý rằng, dù người được ủy quyền ký hóa đơn là ai, với bất kể trường hợp nào thì Thủ trưởng đơn vị cũng cần là giấy uỷ quyền ký hóa đơn và ghi rõ người được ủy quyền nhằm đảm bảo tính hợp pháp cho nghiệp vụ này của doanh nghiệp

>>> Xem thêm: Chữ ký điện tử là gì? Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử theo quy định của Pháp luật [CHI TIẾT]
3. Số lượng người được ủy quyền ký hóa đơn
Theo đúng như quy định hiện hành thì khi thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì được phép ủy quyền cho một hoặc một số người bán hàng trực tiếp thực hiện ký thay. 
Theo đó, người ký thay phải ghi rõ họ tên, đóng dấu vào phía trên, bên trái của hóa đơn. Đây là quy định trong Điểm d, Khoản 2, Điều 16, Thông tư số 39.2014/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.
Như vậy, hoàn toàn không có việc bị giới hạn số lượng người được ủy quyền ký hóa đơn.

>>> Xem thêm: Phần mềm hợp đồng điện tử [TỐT NHẤT]
4. Một số mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn 
Sau đây Nhân Hòa xin chia sẻ mẫu Giấy uỷ quyền ký hoá đơn GTGT để các bạn cùng tham khảo:

 


5. Kết luận
Như vậy theo các quy định trên của pháp luật hiện hành thì có thể ủy quyền việc ký thay hóa đơn. Thủ trưởng đơn vị có thể ủy quyền cho người bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào hóa đơn. Việc ủy quyền trong trường hợp này phải lập thành văn bản nhưng không cần công chứng, chứng thực.

 


Mọi thắc mắc về các quy định liên quan tạo chữ ký điện tử, chữ ký số trên hóa đơn hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử ESOC hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ: 
+ Tổng đài: 1900 6680
+ Website:
https://esoc.vn/
+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom
+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom
+ Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html

Bài viết liên quan

Trong các hoạt động giao dịch hiện nay, các quan hệ về về hợp đồng là khá phổ biến với những thoả thuận tự nguyện về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên. Tuy nhiên, mọi người thường quen với loại hợp đồng truyền thống được giao kết bằng văn bản hay lời nói và vẫn còn xa lạ với hình thức hợp đồng mới - hợp đồng điện tử. Nhân Hòa sẽ giới thiệu cho bạn một vài ví dụ về hợp đồng điện tử để bạn dễ nắm bắt hơn.

Với nền kinh tế hội nhập như hiện nay thì những giao dịch giữa các quốc gia khác nhau trên thế giới đang ngày càng trở nên phổ biến hơn. Hợp đồng ngoại thương được tạo lập trong hoạt động mua bán quốc tế và góp phần giúp ích trong quá trình làm xuất nhập khẩu.

Hợp đồng kinh tế là văn bản thể hiện các giao dịch, thoả thuận giữa các bên ký kết thực hiện các hoạt động sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ và các thoả thuận khác có liên quan đến mục đích kinh doanh, trong một hợp đồng kinh tế phải có quy định rõ ràng các quyền và nghĩa vụ các bên.

Hợp đồng dân sự là sự thoả thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Hợp đồng dân sự là một dạng của giao dịch dân sự. Bài viết phân tích, làm sáng tỏ khái niệm, cách hiểu về hợp đồng dân sự.

Trong bối cảnh nền kinh tế đang phát triển và ngày càng gắn liền với ngành thương mại điện tử - logistic thì hình thức hợp đồng điện tử trở thành phương thức giao dịch được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Các chủ doanh nghiệp/CEO sẽ dễ bắt kịp xu hướng chuyển đổi số nếu hiểu được giá trị pháp lý và những lợi ích của hợp đồng điện tử mang lại.