Là giải pháp ký kết ứng dụng công nghệ tiên tiến, hiện đại, giải pháp hợp đồng điện tử ngày càng được lựa chọn và ứng dụng rộng rãi thay thế cho phương thức ký kết truyền thống đã có phần lạc hậu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về  top 5+ tiêu chí để doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp phù hợp. 

1. Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử thay cho phương thức ký kết truyền thống? 

Giải pháp hợp đồng điện tử là một công nghệ tiên tiến và đang được áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực kinh doanh. Sau đây là những lý do khiến doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử thay cho phương thức ký kết truyền thống: 

1.1 Tăng tốc độ xử lý hợp đồng

Nền tảng cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử là một công cụ hiện đại và tiện lợi cho các doanh nghiệp trong việc ký kết hợp đồng với khách hàng hoặc đối tác. Với nền tảng này, các bên có thể thực hiện giao dịch, khởi tạo, đàm phán, ký kết và quản lý lưu trữ hợp đồng chỉ với các phương tiện điện tử như máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng. Loại bỏ các thủ tục rườm rà như chờ đợi chuyển phát, chờ ký kết, phê duyệt, scan, đóng dấu, ký tươi… như hợp đồng giấy truyền thống. 

Điều này giúp cho quy trình ký kết trở nên nhanh gọn hơn, tăng tính tiện lợi và gia tăng doanh thu trong quá trình kinh doanh. 

1.2 Tiết kiệm chi phí

Ký kết hợp đồng truyền thống tốn nhiều chi phí cho việc in ấn, vận chuyển và lưu trữ giấy tờ. Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, chi phí này có thể lên đến hàng triệu đô la mỗi năm. Với giải pháp hợp đồng điện tử, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí cho việc in ấn và vận chuyển, lưu trữ giấy tờ. 

1.3. Tăng tính minh bạch và đáng tin cậy

Hợp đồng điện tử giúp tăng tính minh bạch và đáng tin cậy trong quá trình ký kết hợp đồng. Khi sử dụng giải pháp hợp đồng điện tử, các doanh nghiệp có thể xác định rõ danh tính của các bên ký kết, theo dõi lịch sử chỉnh sửa hợp đồng, đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng, giảm thiểu nguy cơ gian lận và tranh chấp. Điều này giúp các doanh nghiệp tạo được một môi trường kinh doanh đáng tin cậy và lấy được  niềm tin của khách hàng.

1.4 Tăng tính linh hoạt

Giải pháp hợp đồng điện tử cho phép các doanh nghiệp linh hoạt trong việc ký kết hợp đồng từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào, miễn là có kết nối internet. Điều này giúp các doanh nghiệp thuận tiện trong việc quản lý hợp đồng và tăng tính linh hoạt trong quá trình làm việc. 

Các doanh nghiệp cũng có thể mở rộng kinh doanh và phát triển đối tác mới một cách nhanh chóng vì không bị giới hạn về địa lý hoặc thời gian như khi sử dụng hợp đồng giấy. 

1.5 Bảo mật thông tin

Các phần mềm giải pháp hợp đồng điện tử cung cấp một cơ chế bảo mật thông tin có thể nói là vượt trội hơn so hẳn với ký kết truyền thống. Bao gồm: 

Mã hóa thông tin: Các thông tin trong hợp đồng điện tử sẽ được mã hóa bằng các thuật toán bảo mật để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu. Các thuật toán mã hóa thông tin sẽ giúp cho các thông tin được truyền qua mạng internet an toàn và không bị đánh cắp/ thay đổi.

Hệ thống chữ ký số: Hệ thống chữ ký số là một trong những cơ chế quan trọng nhất trong bảo mật thông tin của hợp đồng điện tử. Chữ ký số là một mã được tạo ra từ thuật toán bảo mật và sử dụng để xác thực tính toàn vẹn của hợp đồng. Các bên tham gia sẽ ký vào hợp đồng điện tử bằng chữ ký số, giúp cho việc xác thực hợp đồng trở nên an toàn và bảo mật hơn.

Quản lý quyền truy cập: Các bên tham gia sẽ được cấp quyền truy cập vào các hợp đồng một cách đối xứng và kiểm soát, giúp cho việc bảo mật dữ liệu trở nên an toàn.

Đảm bảo tính toàn vẹn của hệ thống: Nền tảng hợp đồng điện tử cần phải được bảo vệ chặt chẽ để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của hệ thống. Hệ thống phải được bảo vệ bằng các giải pháp phần cứng, phần mềm và cơ chế an ninh mạng nhằm ngăn chặn sự xâm phạm tấn công từ bên ngoài. 

=> Như vậy, việc sử dụng giải pháp hợp đồng điện tử sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ như hiện nay, hợp đồng điện tử không chỉ đơn giản là một sự thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống, mà còn là một giải pháp thực sự hiệu quả trong việc quản lý, tối ưu hóa quy trình và tăng tính bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hợp đồng điện tử để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, tiết kiệm chi phí và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 

2. Top 5 Tiêu chí lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử phù hợp cho doanh nghiệp

Giải pháp hợp đồng điện tử là một trong những công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình ký kết hợp đồng, tăng tính hiệu quả và tiết kiệm thời gian, giảm chi phí. Tuy nhiên, để lựa chọn được giải pháp hợp đồng điện tử phù hợp cho doanh nghiệp, có một số tiêu chí cần được đặt ra. 

Dưới đây là top 5 tiêu chí quan trọng cần xem xét khi lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử.

2.1 Giải pháp được cung cấp bởi đơn vị uy tín

ESOC là phần mềm hợp đồng điện tử được được Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa - Đơn vị với bề dày hơn 20 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp chuyển đổi số xây dựng phát triển. 

Được biết đến như một công cụ số hóa quy trình quản lý và ký kết tài liệu thay thế cho phương pháp truyền thống. ESOC là Phần mềm Hợp đồng điện tử được đánh giá cao, tạo thuận lợi, minh bạch hơn cho doanh nghiệp trong trao đổi, ký kết hợp đồng bằng phương thức điện tử, đang được đẩy mạnh sử dụng nhằm giảm thiểu những bất cập trong việc soạn thảo, in ấn, ký kết, giao nhận hợp đồng. 

Với dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, kịp thời, chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng, chắc chắn sẽ mang lại sự trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Xem thêm: Top các đơn vị cung cấp phần mềm Hợp đồng điện tử tốt nhất

2.2 Đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn pháp lý 

Trong quá trình lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử phù hợp, doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng giải pháp hợp đồng điện tử được lựa chọn phải đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn pháp lý của hợp đồng điện tử. 

Cụ thể, phải tuân thủ các quy định của pháp luật về chữ ký số, về giao dịch điện tử nói riêng và giao dịch dân sự nói chung. Hệ thống ESOC được xây dựng căn cứ theo quy định pháp luật Việt Nam, cụ thể bao gồm:

- Luật mẫu thương mại điện tử UNCITRAL của Ủy ban Liên Hiệp Quốc về Luật thương mại điện tử.

- Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 của Quốc hội ngày 29/11/2005 hiệu lực từ 01/03/2006.

- Nghị định 52/2013/NĐ-CP về thương mại điện tử.

- Nghị định số 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

- Thông tư 22/2020/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và truyền thông về yêu cầu kỹ thuật đối với phần mềm ký số

- Luật thương mại: 36/2005/QH11 về áp dụng hợp đồng điện tử trong giao dịch thương mại.

- Bộ luật lao động 45/2019/QH14 về áp dụng Hợp đồng điện tử trong hợp đồng lao động. 

- Bộ luật dân sự: 91/2015/QH13 về áp dụng Hợp đồng điện tử trong giao dịch dân sự.

Việc đáp ứng tiêu chuẩn pháp lý giúp đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử và tránh các rủi ro pháp lý trong quá trình sử dụng giải pháp này.

2.3 Đảm bảo đầy đủ tính năng cần thiết 

Để lựa chọn được giải pháp hợp đồng điện tử phù hợp cho doanh nghiệp, ngoài các tiêu chí đã được đề cập ở trên, cần đảm bảo rằng nền tảng hợp đồng điện tử cung cấp đầy đủ tính năng cần thiết để thực hiện các hoạt động liên quan đến hợp đồng, bao gồm: 

Khởi tạo và quản lý hợp đồng: Với ESOC, Doanh nghiệp trực tiếp thực hiện khởi tạo hợp đồng hoặc nhiều hợp đồng cùng lúc từ file upload hoặc file mẫu & dễ dàng phân loại tài liệu và tra cứu lịch sử giao kết. 

- Quản lý tài liệu tập trung, tránh thất lạc, cháy, hỏng.

- Lưu trữ và bảo mật dữ liệu an toàn

- Áp dụng với mọi loại hợp đồng / tài liệu / chứng từ / biên bản điện tử

Đàm phán và ký kết hợp đồng: ESOC cung cấp đa dạng phương thức như: chữ ký số, chữ ký điện tử (xác thực bằng mã OTP), giải pháp ký số từ xa.

Quản lý tài liệu đính kèm: Cung cấp tính năng đính kèm tài liệu liên quan đến hợp đồng, quản lý và lưu trữ các tài liệu này trên nền tảng hợp đồng điện tử.

Theo dõi và ghi nhận trạng thái của hợp đồng: Sau khi hoàn tất quá trình khởi tạo hợp đồng tại ESOC, hệ thống thực hiện tạo luồng giao kết và gửi cho các bên tham gia một cách tự động, đồng thời người dùng có thể theo dõi trạng thái tài liệu và xử lý tiến độ giao kết Realtime, thông báo và nhắc nhở khi có tài liệu quá hạn giao kết.

Bảo mật và an ninh thông tin: Với công nghệ bảo mật an toàn, chống làm giả hợp đồng.ESOC đảm bảo tính bảo mật và an ninh thông tin trong quá trình thực hiện hợp đồng, bảo vệ các thông tin liên quan đến hợp đồng và ngăn chặn các hoạt động giả mạo hay xâm nhập trái phép. 

2.4 Có các tính năng nâng cao làm rõ tính minh bạch của hợp đồng điện tử

Bên cạnh đó, ESOC còn tích hợp những chức năng vượt trội, đáp ứng mọi nhu cầu thực tế của doanh nghiệp như: 

- Chức năng đàm phán tài liệu trước khi giao kết hợp đồng.

- Chức năng điều phối các vai trò tham gia giao kết (cho người không có tài khoản ESOC)

- Chức năng ủy quyền theo vai trò tham gia giao kết ngay trên hệ thống ESOC

- Áp dụng luật để quản lý chặt chẽ vòng đời hợp pháp của từng loại hợp đồng. 

2.5 Giá cả cạnh tranh

Không chỉ sở hữu tính năng ưu việt, ESOC còn có giá dịch vụ, addon (dành cho chính sách đại lý), customer (mở rộng hoặc thiết kế lại quy trình hệ thống theo yêu cầu của KH) tốt nhất thị trường, phù hợp với ngân sách của tất cả mọi doanh nghiệp. 

Khởi tạo linh hoạt - Ký kết 30s – Không chạm. 

Nhận ngay bản trải nghiệm miễn phí 50 tài liệu trên hệ thống Hợp đồng điện tử ESOC: https://esoc.vn/dang-ky-nhan-tu-van  

Doanh nghiệp nếu có thắc mắc về giải pháp ESOC, vui lòng liên hệ đến số Hotline 1900 6680 để được tư vấn giải đáp mọi thắc mắc! 

Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom 

Dịch vụ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, chữ ký số: https://esoc.vn

Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html