Không chỉ là giải pháp ký kết hiện đại với nhiều ưu thế vượt trội, hợp đồng điện tử được ví như là "bước đệm” để doanh nghiệp tiến hành cơ cấu chuyển đổi số. Vậy thế nào là hợp đồng điện tử?  Đặc điểm của hợp đồng điện tử là gì? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết sau đây! 

1. Hợp đồng điện tử là gì? 

1.1 Khái niệm hợp đồng điện tử 

Hợp đồng điện tử nói chung và các quy định về giao dịch điện tử nói chung được quy định trong Luật Giao dịch điện tử số 51/2005. 

Tại Điều 33, hợp đồng điện tử được định nghĩa là: "Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này"

Vậy, thông điệp dữ liệu là gì? 

 Tại Điều 4, Khoản 12 giải thích "Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử"

Vậy, phương tiện điện tử là gì? 

Bên cạnh đó, tại Khoản 17, Điều 3, Luật kế toán 2015 cũng định nghĩa: "Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự."

=> Như vậy, có thể hiểu đơn giản rằng, hợp đồng điện tử là một loại hợp đồng được ký kết và thực hiện thông qua các phương tiện điện tử, như email, website hay các ứng dụng trên điện thoại di động. Thông qua việc sử dụng các phương tiện công nghệ, hợp đồng điện tử giúp các bên tham gia có thể trao đổi thông tin và thực hiện các giao dịch kinh doanh một cách nhanh chóng, tiện lợi, đồng thời giảm thiểu tối đa các thủ tục phức tạp trong quá trình thực hiện các hợp đồng truyền thống. 

Đó là một loại hợp đồng được ký kết và thực hiện thông qua các phương tiện điện tử như email, website, ứng dụng di động, phần mềm trao đổi dữ liệu… và được xác thực bằng chữ ký số. Điểm khác biệt so với hợp đồng truyền thống là không cần in ra bản giấy để ký và chữ ký trên tài liệu hợp đồng được thực hiện bằng phần mềm chữ ký số. 

Có thể hiểu hợp đồng điện tử là một tài liệu đúng nghĩa, bao gồm tất cả các điều khoản và điều kiện của bên bán và bên mua trong giao dịch, có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy tờ truyền thống. Tuy nhiên, hợp đồng điện tử mang lại những lợi ích và tiện ích rất lớn đối với các bên tham gia giao dịch.

1.2 Ứng dụng của hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp

Ký kết hợp đồng là một phần quan trọng trong mọi hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, việc sử dụng hợp đồng giấy truyền thống đôi khi gặp phải nhiều khó khăn và tốn kém về thời gian và chi phí. 

Vì vậy, việc áp dụng hợp đồng điện tử trong ký kết thỏa thuận mua bán hàng hóa và dịch vụ đã trở thành một xu hướng được nhiều doanh nghiệp quan tâm và lựa chọn. Khiến cho hợp đồng điện tử dần trở thành một công cụ quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch kinh doanh trong môi trường số hóa. 

Phạm vi ứng dụng của hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp rất đa dạng, tuy nhiên tại đại đa số doanh nghiệp, hợp đồng điện tử thường có 3 ứng dụng chính sau đây: 

Hợp đồng điện tử có rất nhiều ứng dụng trong doanh nghiệp, bao gồm:

a. Hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ: 

Ứng dụng chính và cũng là ứng dụng quan trọng nhất của hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp chính là việc ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ. Hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng trong việc ký kết các thỏa thuận mua bán hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác kinh doanh bởi những lợi ích đột phá, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, rút ngắn quy trình ký kết. 

b. Hợp đồng lao động điện tử: 

Bên cạnh việc ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa dịch vụ, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng hợp đồng điện tử để ký hợp đồng lao động với nhân viên. Từ đó mọi quy trình cũng sẽ được rút ngắn hơn. Với một số phần mềm hợp đồng điện tử, ví dụ như ESOC còn có tính năng vượt trội là Theo dõi luồng các hợp đồng đến hạn, hợp đồng cần ký kết và thực hiện ký đồng loạt, từ đó doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình hình ký kết và gia hạn hợp đồng lao động khi cần thiết. 

c. Các loại tài liệu, văn bản khác: Ngoài các ứng dụng để ký kết hợp đồng giao dịch thương mại, mua bán, hợp đồng lao động điện tử… thì hợp đồng điện tử còn có thể sử dụng để ký kết các loại tài liệu, văn bản khác trong công ty có ít nhất một chủ thể tham gia ký kết. Hoặc ký các tài liệu/công văn/quyết định cần sự ký kết của nhiều cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp. 

2. Đặc điểm của hợp đồng điện tử

Dựa trên những khái niệm trên, ta lần lượt thấy được những đặc điểm nổi trội của hợp đồng điện tử so với hợp đồng giấy thông thường. 

Đặc điểm nổi bật nhất của hợp đồng chính là hình thức thể hiện.

Truyền tải nội dung hợp đồng qua thông điệp dữ liệu: 

Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, việc giao kết hợp đồng điện tử được thực hiện thông qua hình thức thông điệp dữ liệu.

Thông điệp dữ liệu trong giao kết hợp đồng có thể chứa các thông tin quan trọng như đề nghị, chấp nhận, điều kiện, giá cả, thời hạn, pháp lý và các yêu cầu khác của các bên. Thông điệp dữ liệu này có tính chất bằng chứng về việc giao kết hợp đồng, đồng thời là căn cứ pháp lý trong trường hợp xảy ra tranh chấp. 

Tuy nhiên, trong giao kết hợp đồng điện tử cũng có một số rủi ro và thách thức. Trong một số trường hợp, thông điệp dữ liệu có thể bị thay đổi hoặc chèn thêm thông tin bởi một bên thứ ba, gây ra sự hiểu lầm hoặc mâu thuẫn giữa các bên. Vì vậy, việc sử dụng công nghệ mã hóa và chữ ký số để bảo vệ thông điệp dữ liệu trở nên cực kỳ quan trọng trong giao kết hợp đồng điện tử.

Có sự tham gia của ít nhất 3 chủ thể liên quan: 

Để giao kết hợp đồng điện tử, cần có sự tham gia của ít nhất 3 bên liên quan. Bên bán và bên mua là những bên thường tham gia, còn bên thứ ba có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ hợp đồng điện tử. Đây là các nhà cung cấp dịch vụ mạng và cơ quan chứng thực chữ ký điện tử, họ đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý cho việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử mặc dù không tham gia vào quá trình đàm phán hay thực hiện hợp đồng.

Được phép thỏa thuận nội bộ việc lựa chọn sử dụng phương tiện điện tử:

Các bên tham gia vào quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử được phép thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử để thực hiện quá trình này;

Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan đến hợp đồng; Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về các yêu cầu kỹ thuật, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn và bảo mật liên quan đến hợp đồng điện tử đó.

3. Kết luận

Không chỉ đem lại những lợi ích đáng kể, cải tiến quy trình giao kết và tiết kiệm về lâu dài. Việc sử dụng hợp đồng điện tử còn giúp doanh nghiệp tiếp cận được với những tiện ích của công nghệ số, mở ra nhiều cơ hội phát triển và nâng cao sự cạnh tranh trên thị trường. Vì vậy, có thể nói rằng, việc sử dụng hợp đồng điện tử là "bước tiến" lớn của doanh nghiệp trong quá trình ứng dụng chuyển đổi số và phát triển bền vững.

========================

Thay đổi phương thức ký kết truyền thống - Xây dựng doanh nghiệp chuyển đổi số không giấy tờ cùng ESOC! 

ESOC là phần mềm hợp đồng điện tử được được Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa - Đơn vị với bề dày hơn 20 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp chuyển đổi số xây dựng phát triển. Được biết đến như một công cụ số hóa quy trình quản lý và ký kết tài liệu thay thế cho phương pháp truyền thống. 

Giải pháp hợp đồng điện tử ESOC đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn: 

- Tiêu chuẩn pháp lý: Đáp ứng đầy đủ tính pháp lý về giao dịch điện tử xác thực điện tử trong nhiều lĩnh vực như: Dân sự, Thương mại, ...

- Tiêu chuẩn kỹ thuật: Hệ thống được xây dựng với nhiều lớp bảo mật bằng công nghệ Blockchain, chống tấn công từ bên ngoài 24/7, hệ thống đáp ứng mọi thiết bị USB Token, HSM, ...

- Dễ dàng thực hiện: Người dùng dễ dàng thực hiện ký kết các hợp đồng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, doanh nghiệp với đối tác, doanh nghiệp với cá nhân. Dễ dàng phân loại tài liệu và tra cứu lịch sử giao kết. 

- Tiết kiệm chi phí: Tiết kiệm tối ưu: lên đến 90% thời gian và chi phí so với phương thức ký kết hợp đồng giấy truyền thống tại doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, ESOC còn tích hợp những chức năng vượt trội, đáp ứng mọi nhu cầu thực tế của doanh nghiệp như: 

- Chức năng đàm phán tài liệu trước khi giao kết hợp đồng.

- Chức năng điều phối các vai trò tham gia giao kết (cho người không có tài khoản ESOC)

- Chức năng ủy quyền theo vai trò tham gia giao kết ngay trên hệ thống ESOC

- Áp dụng luật để quản lý chặt chẽ vòng đời hợp pháp của từng loại hợp đồng. 

Khởi tạo linh hoạt - Ký kết 30s – Không chạm. 

Nhận ngay bản trải nghiệm miễn phí 50 tài liệu trên hệ thống Hợp đồng điện tử ESOC: https://esoc.vn/dang-ky-nhan-tu-van  

Liên hệ thông tin sau để được tư vấn kỹ hơn:

Tổng đài: 1900 6680

Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom 

Dịch vụ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, chữ ký số: https://esoc.vn

Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html