Trong thời đại công nghệ hiện nay, việc ký hợp đồng điện tử đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Cách làm việc này đem lại nhiều tiện ích và lợi ích cho cả hai bên, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, cũng như tăng tính chính xác của việc xử lý thông tin. Vậy cách ký hợp đồng qua mạng được tiến hành như thế nào, cùng Nhân Hòa tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây! 

1. Ký đồng điện tử là gì? 

1.1. Hợp đồng điện tử là gì? 

Theo Điều 33, Chương 4, Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11 quy định về hợp đồng điện tử: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu” 

Khái niệm hợp đồng điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11

 

Theo Điều 4, Chương 1, Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11 quy định về phương tiện điện tử để thực hiện giao dịch: “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.”

=> Như vậy, hợp đồng ký điện tử là hợp đồng được thiết lập và thực hiện qua các phương tiện điện tử, thông qua trao đổi thông tin, dữ liệu điện tử để đạt được thỏa thuận giữa các bên. 

Hợp đồng điện tử được xác định bởi sự đồng ý của các bên về các điều khoản và điều kiện của hợp đồng, thông qua việc sử dụng các phương tiện điện tử để tạo lập, truyền nhận và lưu trữ thông tin. 

Tương tự như hợp đồng giấy, hợp đồng điện tử có thể được sử dụng để thực hiện nhiều loại giao dịch khác nhau, bao gồm mua bán, cho thuê, cung cấp dịch vụ, hoặc bất kỳ giao dịch nào khác mà yêu cầu việc thỏa thuận và thực hiện theo hình thức hợp đồng. 

1.2. Lợi ích của ký hợp đồng điện tử

Ký hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích cho các bên tham gia, bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Tiết kiệm thời gian và chi phí: Việc ký hợp đồng điện tử sẽ cắt giảm 100% quá trình in ấn, ký kết và gửi bản giấy, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Đơn giản hóa quy trình: Các bên có thể đơn giản hóa quy trình ký kết hợp đồng bằng cách sử dụng phần mềm ký điện tử thay thế cho chữ ký tay và con dấu doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý của hơp đồng.

• Tăng tính bảo mật: Các hợp đồng điện tử sau khi hoàn tất giao kết sẽ được mã hóa và được lưu trữ bằng công nghệ blockchain vừa tăng tính bảo mật, vừa đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, thể hiện sự minh bạch của các bên tham gia.

• Dễ dàng quản lý và lưu trữ: Hợp đồng điện tử được lưu trữ và quản lý dễ dàng ngay trên giao diện trang quản trị của người dùng.

 

 

Hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

 

Với các lợi ích này, ký hợp đồng điện tử đang được sử dụng ngày càng phổ biến trong các hoạt động thương mại và giao dịch trực tuyến.

2. Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử 

2.1. Quy định về ký hợp đồng điện tử 

Theo Điều 36, Chương 4, Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11 quy định về giao kết hợp đồng điện tử: 

“1. Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng.

2. Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.”

Việc ký kết hợp đồng điện tử được quy định trong Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11. Điều 34, Điều 38 và Điều 41 của Luật này quy định về tính pháp lý của hợp đồng điện tử, bao gồm việc xác thực, chứng thực và lưu trữ hợp đồng điện tử. Ngoài ra, Nghị định số 52/2013/NĐ-CP cũng có quy định chi tiết về việc thực hiện ký kết hợp đồng điện tử, trong đó có quy định về phạm vi áp dụng, hình thức ký kết, xác thực, chứng thực và bảo mật thông tin hợp đồng điện tử. 

Việc ký kết hợp đồng điện tử được quy định trong Bộ luật dân sự 2015 và Nghị định số 52/2013/NĐ-CP về việc quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ chữ ký số và dịch vụ chứng thực điện tử.

Theo Điều 119, Chương VIII, Bộ luật dân sự 2015, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng bằng văn bản khi đáp ứng được các yêu cầu sau:

- Được thực hiện bằng phương tiện điện tử, bao gồm email, website, tin nhắn văn bản, chữ ký điện tử hoặc các phương tiện truyền thông điện tử khác;

- Được thực hiện bởi những người có đủ năng lực hành vi dân sự;

- Được thực hiện theo quy định của pháp luật Việt Nam quy định về hợp đồng.

Ngoài ra, theo Nghị định số 52/2013/NĐ-CP, để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hợp đồng điện tử, các bên tham gia ký kết hợp đồng cần thực hiện các quy định sau:

- Sử dụng phần mềm hỗ trợ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật về ký và xác thực hợp đồng điện tử;

- Sử dụng chữ ký điện tử, chứng thực điện tử hoặc các phương tiện xác thực điện tử khác để đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hợp đồng;

- Thực hiện quy trình xác thực danh tính của người ký kết hợp đồng;

- Lưu trữ các thông tin liên quan đến hợp đồng trong thời gian quy định của pháp luật.

Nếu vi phạm các quy định pháp luật về hợp đồng điện tử, các bên tham gia ký kết hợp đồng sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật về hợp đồng và tội phạm liên quan đến việc sử dụng phương tiện điện tử.

2.2  Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký điện tử

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số là một trong những phương pháp phổ biến và được sử dụng rộng rãi trong các giao dịch thương mại điện tử hiện nay. 

Quy định về Chữ ký điện tử được thể hiện tại Điều 21, Mục 1, Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11: 

 

“1. Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.”

 

Khái niệm chữ ký điện tử Theo Luật giao dịch điện tử 2005 

 

=> Điều 22, 23, 24 tại Luật này cũng quy định chữ ký điện tử có thể được sử dụng để xác thực và chứng minh tính xác thực của các tài liệu điện tử, bao gồm các hợp đồng điện tử, giấy tờ chứng nhận, và các thông tin quan trọng khác. Chúng cũng có thể được sử dụng để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của các thông tin điện tử được gửi đi.

2.3 Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử 

Cách ký hợp đồng điện tử được minh họa trong 3 bước sau đây: 

Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng

Để đề nghị giao kết hợp đồng, người dùng (bên đề nghị giao kết) cần đăng nhập vào tài khoản hệ thống hợp đồng điện tử và tạo lập hợp đồng với đầy đủ các điều khoản, quyền và nghĩa vụ của các bên. Tiếp theo, bên đề nghị sẽ xác định các luồng ký, thứ tự ký, vị trí ký và vai trò ký hợp đồng. Hệ thống sẽ tạo luồng ký tự động, và sau khi ký số và gửi hợp đồng cho đối tác, bước này sẽ hoàn tất.

Bước 2: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng

Sau khi nhận được đề nghị giao kết hợp đồng, người được đề nghị giao kết hợp đồng (khách hàng) sẽ nhận được một email thông báo tự động và truy cập vào đường link hợp đồng mà không cần đăng nhập vào hệ thống. Khách hàng có thể duyệt trước nội dung hợp đồng và xác nhận đồng ý với những điều khoản trong hợp đồng bằng cách ký số, sử dụng chữ ký số, chữ ký ảnh, ký từ xa, chữ ký số tập trung HSM hoặc các cách ký khác.

Bước 3: Thực hiện hợp đồng

 

Sau khi đã hoàn tất việc ký kết hợp đồng, hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất ký hợp đồng đến các bên. Các bên sẽ chuẩn bị các công đoạn để cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng theo như những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.

 

3. Dịch vụ hợp đồng điện tử 

Dịch vụ hợp đồng điện tử là một loại dịch vụ trực tuyến cho phép các bên tham gia ký và quản lý các hợp đồng trực tuyến một cách tiện lợi và an toàn. Thay vì phải in ra, ký và gửi các bản giấy tờ, các bên tham gia có thể ký và gửi các hợp đồng trực tuyến thông qua nền tảng của dịch vụ hợp đồng điện tử.

Dịch vụ hợp đồng điện tử cung cấp một loạt các tính năng và công cụ để tạo và quản lý các hợp đồng điện tử, bao gồm giao diện đơn giản để tạo ra các mẫu hợp đồng, tính năng ký số để cho phép các bên ký hợp đồng một cách an toàn và chính xác, và tính năng theo dõi để theo dõi trạng thái của các hợp đồng.

Việc đăng ký hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, tăng tính an toàn và độ chính xác của các giao dịch và hợp đồng, và giảm thiểu tác động đến môi trường bằng cách giảm lượng giấy tờ in ấn và vận chuyển. Nó cũng giúp các doanh nghiệp và tổ chức tăng cường quy trình kinh doanh của mình bằng cách đơn giản hóa các quy trình liên quan đến các hợp đồng và giao dịch trực tuyến.

Là đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp Hạ Tầng internet và chuyển đổi số, Nhân Hòa chính thức ra mắt dịch vụ ESOC - Chuyên gia hợp đồng điện tử hàng đầu Việt Nam. Là giải pháp giúp các doanh nghiệp số hóa quy trình giao kết thông minh - nhanh chóng - bảo mật. 

Với ESOC, quá trình tạo, quản lý và ký các hợp đồng trực tuyến trở nên đơn giản và tiện lợi hơn bao giờ hết. Với những tính năng vượt trội như: 

> Lưu trữ thông minh, bảo mật an toàn dữ liệu 

> Thao tác đơn giản - dễ dàng - nhanh chóng

> Thực hiện mọi lúc mọi nơi

> Áp dụng cho nhiều loại tài liệu, hợp đồng

> Đảm bảo đầy đủ tính pháp lý 

> Báo cáo đa dạng, tích hợp dễ dàng 

Đăng ký dùng thử miễn phí: https://esoc.vn/dang-ky-nhan-tu-van

Xem thêm: Top 7 đơn vị cung cấp phần mềm Hợp đồng điện tử tốt nhất Việt Nam

4. Kết luận

Thông qua bài viết trên, Nhân Hòa đã cung cấp thông tin tới bạn đọc về những quy định cơ bản về ký hợp đồng điện tử. Nếu bạn đang tìm kiếm một dịch vụ hợp đồng điện tử tiên tiến và an toàn. 

Liên hệ thông tin sau để được tư vấn kỹ hơn:

Tổng đài: 1900 6680

Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

Dịch vụ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, chữ ký số: https://esoc.vn/ 

Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html