Hợp đồng điện tử là một trong những giải pháp về chuyển đổi số cho doanh nghiệp, được biết đến như một công cụ số hóa quy trình quản lý và ký kết tài liệu thay thế cho phương pháp truyền thống. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi vào chi tiết về các lợi ích của hợp đồng điện tử.

Sau đây là 9 lợi ích nổi bật mà Hợp đồng điện tử đem lại và lý giải tại sao hợp đồng điện tử lại phù hợp nhất với các doanh nghiệp Smes. 

1. Hợp đồng điện tử và phạm vi ứng dụng trong doanh nghiệp

1.1 Hợp đồng điện tử là gì? 

Theo quy định pháp luật Việt Nam tại Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11, Hợp đồng điện tử (Electronic contract) là một loại hợp đồng được ký kết và thực hiện thông qua các phương tiện điện tử như email, website… và được xác thực thêm bằng các phần mềm hỗ trợ ký số. Thay vì phải in, ký và gửi bản giấy, các bên có thể trao đổi thông tin và thực hiện giao dịch một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn.

1.2 Phạm vi ứng dụng của hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp

Ký kết - giao kết hợp đồng là một hoạt động không thể thiếu đối với hầu hết các doanh nghiệp, nhưng làm sao để thực hiện ký kết nhanh chóng, hiệu quả và biết cách ứng dụng công nghệ hiệu quả vào quy trình ký kết thì không phải doanh nghiệp nào cũng biết. 

Là phương pháp ký kết đã tồn tại từ lâu đời, phương thức ký kết giấy - bút truyền thống dần bộc lộ nhiều “khuyết điểm” trong bối cảnh chuyển đổi số. Việc gặp mặt trực tiếp, ký tươi, đóng dấu giáp lai.. và vận chuyển bằng phương thức vận chuyển bưu điện, ship…khiến quy trình triển khai trở nên dài dòng, tốn kém thời gian, công sức, hơn nữa còn kém hiệu quả, dễ mất mát và rủi ro, gây nhiều tổn thất cho doanh nghiệp. 

Các hợp đồng điện tử đã được chính phủ Việt Nam cũng như các tổ chức quốc tế công nhận và cho phép sử dụng trong các hoạt động thương mại điện tử. Việc sử dụng hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng phổ biến và cần thiết trong môi trường kinh doanh hiện đại bởi những ứng dụng đa dạng nó trong phạm vi doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp, hợp đồng điện tử có thể được áp dụng phổ biến trong 2 mảng, bao gồm:

Hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ: Doanh nghiệp có thể sử dụng hợp đồng điện tử để ký kết các thỏa thuận mua bán hàng hóa và dịch vụ với khách hàng và đối tác kinh doanh. Việc sử dụng hợp đồng điện tử sẽ giúp cho các bên có thể thực hiện giao dịch nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và tăng tính chính xác trong quá trình thực hiện.

Hợp đồng lao động điện tử: Doanh nghiệp có thể sử dụng hợp đồng điện tử để ký kết hợp đồng lao động với nhân viên, giúp cho việc quản lý hợp đồng trở nên dễ dàng hơn. Hợp đồng điện tử cũng giúp cho các bên có thể trao đổi thông tin và thực hiện các thủ tục liên quan đến hợp đồng một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Các loại tài liệu, văn bản khác: Ngoài việc ký kết hợp đồng với các bên tham gia, doanh nghiệp còn có thể sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử để ký kết các loại tài liệu, công văn,... có ít nhất một chủ thể tham gia giao kết hoặc các loại văn bản nội bộ cần sự ký kết của nhiều vị trí quản lý,...

2. 9 Lợi ích của hợp đồng điện tử trong phạm vi doanh nghiệp

2.1 Tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh cho doanh nghiệp 

Cụ thể, đối với các hợp đồng giấy truyền thống, doanh nghiệp cần chi trả rất nhiều khoản như: 

- Chi phí mực in: việc in ấn hợp đồng giấy mực đòi hỏi sử dụng nhiều giấy và mực in, đặc biệt là khi hợp đồng có nhiều trang. 

- Chi phí và thời gian vận chuyển: sau khi in ấn, hợp đồng phải được gửi tới các bên liên quan để ký kết. Việc vận chuyển giấy tờ lại đòi hỏi sử dụng các dịch vụ vận chuyển gây phát sinh chi phí mà chư anois đến thời gian gửi nhận còn bị tác động bởi những yếu tố bên ngoài làm ảnh hưởng tiến độ giao dịch. 

- Chi phí lưu trữ: Hợp đồng giấy mực sau khi ký kết sẽ được lưu trữ tại các văn phòng, phòng lưu trữ hoặc các hệ thống lưu trữ điện tử. Chi phí cho việc lưu trữ này bao gồm chi phí thuê văn phòng, chi phí lưu trữ hoặc bảo trì hệ thống lưu trữ.

- Chi phí và thời gian xử lý giấy tờ: Khi giấy tờ hợp đồng giấy mực không còn cần thiết, chúng phải được xử lý một cách đúng đắn để đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ các quy định pháp luật. Việc xử lý này có thể đòi hỏi sử dụng các dịch vụ phá hủy giấy tờ và chi phí cho việc này cũng khá đáng kể. 

ụng hợp đồng điện tử cũng giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và chi phí vận chuyVậy nên, khi doanh nghiệp sử dển, in ấn, scan, hay chuyển phát tài liệu giấy.

Hơn nữa, khi sử dụng hợp đồng giấy với chữ ký tươi, dấu chức danh/dấu đỏ của giám đốc thì BẮT BUỘC giám đốc phải CÓ MẶT tại văn phòng mới ký kết được. Việc thực hiện ký kết truyền thống còn mang rủi ro giả mạo cao mà doanh nghiệp không ngờ tới.

=> Nếu hợp đồng cần được ký kết nhanh chóng, quá trình truyền thống có thể gây trở ngại và ảnh hưởng đến hiệu quả của các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Như vậy, việc ký kết hợp đồng giấy mực đòi hỏi sử dụng nhiều tài nguyên vật liệu, thời gian và nhân lực, gây tốn kém nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng hợp đồng điện tử có thể giúp giảm thiểu chi phí liên quan đến việc ký kết hợp đồng. 

Với lợi ích to lớn của hợp đồng điện tử, quy trình soạn thảo ký kết trở nên nhanh gọn hoàn toàn bằng các phương tiện điện tử, tiện lợi nhanh chóng với độ chính xác cao, không cần giấy tờ rườm rà phức tạp. Các bên có thể truy cập và ký kết hợp đồng từ bất cứ đâu mà không cần phải gặp mặt hay vận chuyển giấy tờ, giúp cho quá trình ký kết hợp đồng được nhanh chóng và thuận tiện hơn. 

2.2 Nhanh chóng và tiện lợi

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số là một phương pháp nhanh chóng để ký kết hợp đồng giữa các bên liên quan. Thay vì phải in ấn, vận chuyển và ký kết giấy tờ truyền thống, phải gọi điện hối thúc, đôn đốc các bên. Với hợp đồng điện tử các bên có thể truy cập và ký kết hợp đồng điện tử mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có kết nối Internet, tiện lợi khi không có mặt tại văn phòng. 

Đồng thời hợp đồng còn có chức năng ký hàng loạt, ký nhiều tài liệu cùng lúc, tránh sự xếp chồng khi có quá nhiều tài liệu cần ký, không cần phải lật giở đóng dấu từng trang như hợp đồng truyền thống. 

Với sự tiện lợi và tốc độ của hợp đồng điện tử, các bên có thể hoàn thành quá trình ký kết hợp đồng cũng như đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được thực hiện một cách nhanh chóng. 

2.3 Đảm bảo tính chính xác, minh bạch và đáng tin cậy

Ngay từ việc soạn thảo, hợp đồng điện tử đã giúp giảm thiểu những sai sót liên quan đến việc chuẩn bị & đảm bảo được tính chính xác về mặt nội dung điều khoản. Đồng thời, hợp đồng điện tử có thể phân quyền linh hoạt luồng ký, vai trò ký, phòng ban, nhóm quyền… biết được chính xác vai trò tham gia của các bên, tạo sự chính xác và minh bạch, tránh rủi ro giả mạo như hợp đồng giấy. 

Bên cạnh đó, các bên liên quan cũng có thể kiểm tra và xác minh thông tin hợp đồng trước khi ký kết, xem được thông tin cũng như lịch sử chỉnh sửa, hạn chế việc làm giả điều khoản/chỉnh sửa trái phép… nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin được lưu trữ và truyền tải qua mạng. 

2.4 Dễ dàng để quản lý và theo dõi

 Với hợp đồng điện tử, các bên có thể trao đổi thông tin và tiến hành các thao tác (chỉnh sửa, tạo luồng ký kết, phê duyệt, nhắc nhở theo dõi trạng thái tài liệu khi hết hạn hoặc được chấp nhận) trên một nền tảng điện tử, giúp cho việc theo dõi hợp đồng trở nên thuận tiện hơn rất nhiều so với các hợp đồng truyền thống trên giấy. 

2.5 Bảo mật và an toàn khi ký kết

Hợp đồng điện tử được coi là bảo mật và an toàn khi ký kết hơn hợp đồng truyền thống bởi nhiều lý do: 

Thứ nhất, hợp đồng điện tử được đánh giá là an toàn bởi chúng được mã hóa và bảo vệ bởi các hệ thống an ninh mạnh mẽ, đảm bảo tính bảo mật và chống lại các mối đe dọa mạng như truy cập trái phép, tấn công từ chối dịch vụ (DoS), mã độc, lừa đảo.  Các thông tin trong hợp đồng điện tử cũng chỉ được truy cập bởi các bên liên quan và không được tiết lộ cho bất kỳ ai khác.

Thứ hai, hợp đồng điện tử thường được xác thực bởi các loại chữ ký điện tử của các bên ký kết, đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực của hợp đồng. Các chữ ký số được mã hóa và chỉ có thể được mở khóa bởi người sử dụng có chữ ký số tương ứng, điều này giúp ngăn chặn việc giả mạo hoặc thay đổi thông tin trong hợp đồng.

Ngoài ra, các hệ thống hợp đồng điện tử thường có các tính năng bảo mật bổ sung, chẳng hạn như xác thực đa yếu tố hoặc kiểm soát truy cập, giúp đảm bảo rằng chỉ có những người được phép mới có thể truy cập và quản lý hợp đồng.

2.6 Nâng cao trải nghiệm của đối tượng ký kết

Hợp đồng điện tử giúp đơn giản hóa quy trình ký kết hợp đồng và giảm thiểu sự cồng kềnh, bất tiện khi ký kết hợp đồng giấy. Giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho đối tượng ký kết, việc thực hiện các thủ tục pháp lý trở nên đơn giản và thuận tiện hơn. Không chỉ là đối tác, khách hàng mà chính nhân viên được ký hợp đồng lao động điện tử cũng sẽ có trải nghiệm và ấn tượng về sự chuyên nghiệp của công ty/tổ chức đó. 

2.7 Lưu trữ dễ dàng, dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm thông tin

Hợp đồng điện tử có tính năng quản lý tài liệu tập trung, tích hợp các nền tảng online bao gồm việc lưu trữ, tìm kiếm, phân loại, tra cứu và chia sẻ thông tin hợp đồng, giúp cho các bên có thể dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, hạn chế thất thoát tài liệu. 

2.8 Hỗ trợ cho việc thực hiện giao dịch trực tuyến

Hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch trực tuyến một cách dễ dàng hơn, tạo sự tin tưởng và an toàn cho các bên tham gia. Hợp đồng điện tử cung cấp cơ chế pháp lý chặt chẽ cho các bên trong giao dịch trực tuyến. Nó giúp đảm bảo rằng các điều khoản của giao dịch được tuân thủ và cũng giúp giải quyết các tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện giao dịch. 

2.9 Là bước đệm giúp doanh nghiệp nhanh chóng bắt nhịp với xu thế chuyển đổi số toàn cầu

Trong thời đại số hóa hiện nay, nhu cầu sử dụng các công nghệ kỹ thuật số trong các hoạt động kinh doanh ngày càng tăng. Hợp đồng điện tử là một trong những ứng dụng kỹ thuật số phổ biến được sử dụng trong các hoạt động thương mại điện tử, giao dịch trực tuyến và hợp đồng giữa các bên. 

Việc áp dụng rộng rãi hợp đồng điện tử thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống được coi là bước đi tất yếu, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và người lao động. Điều này đánh dấu một cuộc cách mạng trong phương thức kinh doanh, giúp các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo động lực cho sự phát triển của kinh tế số tại Việt Nam. 

3. Lý do doanh nghiệp SMEs nên ứng dụng giải pháp hợp đồng điện tử vào quy trình ký kết vận hành doanh nghiệp. 

 

Trong thời đại số hóa như hiện nay, việc sử dụng hợp đồng điện tử đang trở nên phổ biến và là bước đầu tiên để các doanh nghiệp chuyển đổi số, đặc biệt là các SMEs (doanh nghiệp vừa và nhỏ). 

Với những đặc điểm như tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, nâng cao tính chuyên nghiệp, tính bảo mật cao, hợp đồng điện tử đang trở thành lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ). 

Với việc triển khai hợp đồng điện tử, doanh nghiệp SME không chỉ nâng cao được hiệu quả kinh doanh, thông qua việc ký kết qua nền tảng điện tử nhanh chóng, tiện lợi. Mà còn có thể tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc xử lý, lưu trữ và quản lý hợp đồng, rất phù hợp với quỹ ngân sách có hạn, giúp doanh nghiệp tối ưu được doanh thu và lợi nhuận của mình. 

Đặc biệt, hợp đồng điện tử còn cung cấp tính bảo mật cao, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tranh chấp giữa các bên ký kết hợp đồng. Điều này giúp các doanh nghiệp SME có thể yên tâm hơn trong quá trình kinh doanh và phát triển.

4. Kết luận

Hòa vào xu thế chuyển đổi số từng ngày từng giờ, ứng dụng triển khai hợp đồng điện tử là bước đi tất yếu, phù hợp và đem đến nhiều tiện ích, nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường. 

Tận dụng tốt những lợi ích của hợp đồng điện tử là bước đi đầu tiên và thiết thực nhất để doanh nghiệp khởi đầu cuộc cách mạng về phương thức giao kết kinh doanh, tạo đòn bẩy cho việc phát triển nền kinh tế số tại Việt Nam. 

========================

Thay đổi phương thức ký kết truyền thống - Xây dựng doanh nghiệp chuyển đổi số không giấy tờ cùng ESOC! 

 ESOC là phần mềm hợp đồng điện tử được được Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa - Đơn vị với bề dày hơn 20 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp chuyển đổi số xây dựng phát triển. Được biết đến như một công cụ số hóa quy trình quản lý và ký kết tài liệu thay thế cho phương pháp truyền thống. 

Giải pháp hợp đồng điện tử ESOC đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn: 

- Tiêu chuẩn pháp lý: Đáp ứng đầy đủ tính pháp lý về giao dịch điện tử xác thực điện tử trong nhiều lĩnh vực như: Dân sự, Thương mại, ...

- Tiêu chuẩn kỹ thuật: Hệ thống được xây dựng với nhiều lớp bảo mật bằng công nghệ Blockchain, chống tấn công từ bên ngoài 24/7, hệ thống đáp ứng mọi thiết bị USB Token, HSM, ...

- Dễ dàng thực hiện: Người dùng dễ dàng thực hiện ký kết các hợp đồng giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, doanh nghiệp với đối tác, doanh nghiệp với cá nhân. Dễ dàng phân loại tài liệu và tra cứu lịch sử giao kết. 

- Tiết kiệm chi phí: Tiết kiệm tối ưu: lên đến 90% thời gian và chi phí so với phương thức ký kết hợp đồng giấy truyền thống tại doanh nghiệp.

 

Bên cạnh đó, ESOC còn tích hợp những chức năng vượt trội, đáp ứng mọi nhu cầu thực tế của doanh nghiệp như: 

- Chức năng đàm phán tài liệu trước khi giao kết hợp đồng.

- Chức năng điều phối các vai trò tham gia giao kết (cho người không có tài khoản ESOC)

- Chức năng ủy quyền theo vai trò tham gia giao kết ngay trên hệ thống ESOC

- Áp dụng luật để quản lý chặt chẽ vòng đời hợp pháp của từng loại hợp đồng. 

Khởi tạo linh hoạt - Ký kết 30s – Không chạm. 

Nhận ngay bản trải nghiệm miễn phí 50 tài liệu trên hệ thống Hợp đồng điện tử ESOC: https://esoc.vn/dang-ky-nhan-tu-van  

Xem thêm: Phân loại hợp đồng điện tử và cách sử dụng phù hợp

Liên hệ thông tin sau để được tư vấn kỹ hơn:

Tổng đài: 1900 6680

Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom 

Dịch vụ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, chữ ký số: https://esoc.vn

Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html