Thời gian gần đây, hình thức giao kết hợp đồng, tài liệu trên các phương tiện điện tử ngày càng phổ biến, giải quyết hiệu quả các giao dịch kinh doanh trong bối cảnh “đóng cửa” phòng chống dịch Covid-19. Cụ thể, “Hợp đồng điện tử” là một trong những giải pháp đã và đang trở thành xu thế trong nền công nghệ chuyển đổi số giúp doanh nghiệp số hóa quy trình quản lý và giao kết hợp đồng thay cho phương thức truyền thống.

Trong tương lai gần, sự phát triển của Hợp đồng điện tử là không thể phủ nhận và ngày càng được tối ưu, tạo tính thuận tiện nhất cho người dùng. Với sức nóng của loại giải pháp này, các doanh nghiệp buộc phải trang bị cho mình những kiến thức liên quan để dẫn đầu công cuộc chuyển đổi số, thành công trong việc nâng cấp văn hóa doanh nghiệp, nâng cao trải nghiệm khách hàng vượt trội hơn đối thủ cạnh tranh. Sau đây, chính là những nội dung cần hiểu thêm về giải pháp Hợp đồng điện tử thông minh:

Định nghĩa về Hợp đồng điện tử:

Hợp đồng điện tử hay còn được gọi là E-Contract (viết tắt của từ tiếng Anh: Electronic Contract)

Theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu mà các bên đã thỏa thuận việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ hợp đồng được tạo ra, được gửi đi, nhận lại và được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học và các phương tiện điện tử khác.”

Đặc điểm của Hợp đồng điện tử

Giống với hợp đồng truyền thống, hợp đồng điện tử chỉ được hình thành khi các bên tham gia giao kết thống nhất được sự minh bạch, rõ ràng về quyền và nghĩa vụ hợp đồng trên tinh thần tự nguyện, thực hiện dựa trên những cơ sở pháp lý nhất định và tuân thủ những quy định liên quan đến việc lập hợp đồng. Tuy nhiên, hợp đồng điện tử còn có những đặc điểm riêng biệt như sau:

• Thực hiện giao kết mọi lúc mọi nơi: Đối với Hợp đồng điện tử, việc giao kết giữa các bên tham được thực hiện ở bất kỳ thời gian địa điểm nào mà không cần tiếp xúc trực tiếp hay phải ở cùng một nơi và được ký kết bằng chữ ký điện tử.
• Áp dụng mọi loại hình doanh nghiệp: Ngoài việc thực hiện các loại hợp đồng về giao dịch mua bán, giờ đây hợp đồng điện tử được triển khai phổ biến ở hầu hết mọi lĩnh vực như: thương mại dịch vụ, bất động sản, y tế, bảo hiểm, nhân sự,… Các loại tài liệu hợp đồng như: giấy ủy quyền, biên bản xác nhận, công văn, thông báo, các loại chứng từ kế toán,… đều được ứng dụng trên phần mềm giao kết hợp đồng điện tử.
• Có ít nhất 3 chủ thể tham gia trong hợp đồng: Trong giao kết điện tử, ngoài hai chủ thể tham gia giao kết (bên bán, bên mua) còn xuất hiện chủ thể thứ ba, đó chính là nhà cung cấp dịch vụ mạng và chứng thực chữ ký điện tử. Bên thứ ba này không được quyền tham gia quá trình giao kết nhưng có nghĩa vụ xác nhận độ tin cậy của các thông tin trong hợp đồng, đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng.
• Tính pháp lý: Một hợp đồng điện tử được coi là hợp lệ, được công nhận trước tòa án phải bao gồm “một lời đề nghị” và “một phương thức xác minh” thỏa thuận giữa các bên tham gia. Như vậy, để tạo một giao kết hợp đồng điện tử hợp pháp phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố: sự đề nghị và chấp thuận; đồng thuận dựa trên nguyên tắc tự nguyện; năng lực pháp lý và nền tảng giao kết hợp pháp.

Những lợi ích của Hợp đồng điện tử

• Tính thuận tiện, nhanh chóng: Với hình thức giao kết trên phương tiện điện tử việc ký kết hợp đồng sẽ không bị kéo dài hoặc gián đoạn bởi các yếu tố khách quan như lịch công tác, bị thất lạc trong quá trình chuyển phát, dịch bệnh, bối cảnh giãn cách xã hội,…
• Tối ưu chi phí: Cắt giảm hoàn toàn các loại chi phí in ấn, chuyển phát hợp đồng và không mất các chi phí đầu tư phần cứng, phần mềm khi triển khai sử dụng.
• Quản lý tra cứu, tìm kiếm dễ dàng: Doanh nghiệp không cần bảo quản và không mất diện tích lưu trữ một lượng hợp đồng khổng lồ hằng năm, giảm thiểu tình trạng cháy, hỏng, mất hợp đồng.
• Đảm bảo tính minh bạch hơp đồng: Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hợp đồng với quy trình xác thực giao kết khép kín cùng nhiều bước bảo mật, hệ thống hợp đồng điện từ rất khó bị giả mạo. Nếu có xảy ra tranh chấp trong quá trình ký kết giữa các bên đều có thể chứng thực được bằng tính năng lưu lại lịch sử giao kết.

Chính những đặc điểm và lợi ích đến từ hợp đồng điện tử, đội ngũ kỹ thuật ESOC đã đúc kết toàn bộ thông tin cơ bản nhất cùng khả năng áp dụng công nghệ hiện đại, sáng tạo và cho ra mắt hệ thống Hợp đồng điện tử ESOC với mục đích mang lại trải nghiệm trọn vẹn nhất cho người dùng.

Bằng cách vận dụng các quy định pháp lý vào từng tính năng có trên hệ thống, chúng tôi tự tin sẽ mang đến một nền tảng giúp doanh nghiệp số hóa quy trình quản lý vòng đời hợp đồng hợp pháp bằng giao kết điện tử.

Nếu có thắc mắc khác hoặc muốn trải nghiệm phần mềm Hợp đồng điện tử ESOC, vui lòng để lại thông tin đến bộ phân tư vấn để được liên hệ hỗ trợ giải đáp nhanh nhất.