Hướng dẫn ký hợp đồng bằng chữ ký số theo quy định pháp luật

Với những ưu việt của mình, hợp đồng điện tử ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong phạm vi doanh nghiệp nói riêng và đời sống nói chung. Tuy nhiên, có những thắc mắc đến từ độc giả liên quan đến vấn đề xác thực giao kết như “hợp đồng có được ký điện tử không”, “chữ ký số có ký được hợp đồng không”... Vậy chữ ký điện tử là gì? Chữ ký số là gì? Sử dụng loại chữ ký nào để xác thực hợp đồng điện tử? Bài viết sau đây của ESOC sẽ giải đáp chi tiết! 

 

1. Chữ ký điện tử trên hợp đồng là gì? 

1.1 Chữ ký điện tử là gì/ Chữ ký số là gì? 

Theo Khoản 1, Điều 21, Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11 quy định về Chữ ký điện tử như sau: 

“1. Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.”

Có thể hiểu rằng, chữ ký điện tử là một loại chữ ký được tạo ra bằng cách sử dụng phương tiện điện tử để xác thực danh tính của người ký và xác nhận sự chấp thuận của tài liệu điện tử đã ký thông qua các hình thức như từ, chữ, hình ảnh, ký hiệu, âm thanh…

Chữ ký điện tử được ứng dụng phổ biến trong các giao dịch trực tuyến và đặc biệt quan trọng đối với các hợp đồng điện tử. Nó giúp đảm bảo tính xác thực và bảo mật của thông tin, đồng thời giảm thiểu việc sử dụng giấy tờ và rút ngắn thời gian giao dịch.

Theo Khoản 5,6 Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số đã quy định: 

“5."Ký số" là việc đưa khóa bí mật vào một chương trình phần mềm để tự động tạo và gắn chữ ký số vào thông điệp dữ liệu.

6 "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác”. 

Theo đó, chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách sử dụng một cặp khóa công khai và khóa bí mật (mật mã không đối xứng). Khóa công khai được sử dụng để mã hóa dữ liệu và khóa bí mật được sử dụng để giải mã dữ liệu. 

Khi người dùng tạo chữ ký số, họ sẽ sử dụng khóa bí mật để ký vào tài liệu điện tử và chữ ký sẽ được xác thực bằng cách sử dụng khóa công khai của người ký. Chữ ký số được sử dụng phổ biến trong các giao dịch trực tuyến, đặc biệt là trong lĩnh vực tài chính và thương mại điện tử, để đảm bảo tính xác thực và bảo mật của thông tin.

1.2 Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

* Điểm giống nhau: 

Điểm giống nhau lớn nhất giữa chữ ký điện tử và chữ ký số là cùng được sử dụng để xác thực danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trong các giao dịch điện tử. 

Được luật pháp cho phép để thay thế chữ ký tươi và con dấu của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp. Cả hai loại chữ ký này đều có thể được sử dụng để đính kèm vào các tài liệu, văn bản điện tử hoặc thư điện tử để chứng minh nguồn gốc và tính chính xác của thông tin. Đồng thời, cả chữ ký điện tử và chữ ký số đều có tính năng bảo mật và đảm bảo tính bí mật của thông tin trong các giao dịch trực tuyến.

*Sự khác biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký số

Tuy đều là sản phẩm công nghệ số được hình thành từ nhu cầu cấp thiết của đời sống, quá trình kinh doanh, tuy nhiên chữ ký số và chữ ký điện tử có một số điểm khác nhau giữa hai loại chữ ký này:

Cách thức tạo lập chữ ký: Trong khi chữ ký điện tử có thể dùng các cách như Scan chữ ký, tạo lập bằng các website trực tuyến… Thì đối với chữ ký số trong hợp đồng, người dùng cần phải đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số tại các tổ chức cung cấp chữ ký số chuyên nghiệp. 

Mức độ bảo mật: Chữ ký số được coi là mức độ bảo mật cao hơn so với chữ ký điện tử vì nó sử dụng cặp khóa công khai và khóa bí mật để mã hóa và giải mã thông tin, đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu.

Cách sử dụng: với chữ ký điện tử, người dùng chèn trực tiếp chữ ký vào văn bản, tài liệu cần ký mà không cần thông qua các thiết bị mã hóa. Trong khi chữ ký số  yêu cầu người dùng cần kết nối thiết bị USB Token vào máy tính, nhập mã PIN bảo mật rồi mới tiến hành ký kết tại tài liệu cần ký. 

Chúng ta có thể thấy rằng chữ ký điện tử có phạm vi sử dụng rộng hơn và cách tạo lập, sử dụng cũng đơn giản hơn so với chữ ký số. Tuy nhiên, chữ ký số lại đảm bảo độ bảo mật cao hơn và giúp bảo vệ lợi ích người dùng tốt hơn - điều này rất quan trọng trong các giao dịch điện tử. 

Như vậy, để trả lời cho các câu hỏi trên về ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số có được không thì câu trả lời là hoàn toàn có thể. Khi cần giao kết các hợp đồng điện tử, người dùng nên sử dụng chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý và bảo vệ lợi ích của các chủ thể tham gia giao kết. 

2. Cách ký hợp đồng điện tử sử dụng chữ ký số (Token) 

2.1 Chữ ký số (Token) là gì? 

Chữ ký số Token (còn gọi là USB Token) là một thiết bị lưu trữ dữ liệu chứa các ký tự mã hóa và thông tin cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Thiết bị này được sử dụng để xác thực danh tính của người dùng khi truy cập vào các dịch vụ trực tuyến hoặc thực hiện các giao dịch trực tuyến. Đặc trưng của USB Token là tính riêng biệt, không giống nhau giữa các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân sử dụng. 

Token bao gồm hai thành phần chính:

Phần cứng - thường được gọi là USB Token, giống một chiếc USB và được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã PIN. USB Token này được sử dụng để lưu trữ và bảo mật các chứng thư số.

Chứng thư số - Chứng thư số thường chứa các thông tin như tên, địa chỉ, chức vụ, mã số thuế của cá nhân hoặc tổ chức được chứng thực. Chứng thư số là một trong những yếu tố cốt lõi để xác thực danh tính và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trong giao dịch điện tử, đặc biệt là khi sử dụng chữ ký số để ký và xác thực các văn bản, hợp đồng điện tử. Chứng thư số là một loại chứng chỉ điện tử xác nhận danh tính của chủ sở hữu USB Token.

Token được sử dụng để ký số trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet. Khi sử dụng, người dùng cần phải cắm USB Token vào máy tính và nhập mã PIN để đăng nhập và xác thực danh tính trước khi ký số trên tài liệu cần thiết.

2.2 Hướng dẫn cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số 

Khi thực hiện ký số hợp đồng điện tử, doanh nghiệp cần mua chữ ký số tại các đơn vị cung cấp uy tín, đảm bảo rằng chữ ký số đáp ứng được các yêu cầu về tính pháp lý theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Ký điện tử hợp đồng bằng chữ ký số được chứng thực là phương pháp đảm bảo an toàn và có giá trị pháp lý cao nhất. 

Bước 1: Cài đặt thiết bị chữ ký số 

Đầu tiên, người dùng cần cắm thiết bị Token vào máy tính và chạy chương trình cài đặt phần mềm. Sau khi cài đặt xong, phần mềm chữ ký số sẽ hiển thị một cửa sổ yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu "PIN Code" để bảo vệ thiết bị. Người dùng thực hiện thao tác thay đổi mật khẩu theo hướng dẫn của hệ thống.

Bước 2: Thực hiện ký số hợp đồng

Với phần mềm hợp đồng điện tử ESOC, sau khi nhận yêu cầu giao kết, người dùng cần Tải Plugin hỗ trợ ký số ở phần “Trợ giúp”

Sau khi đã bật Plugin, chọn “Vẽ tay” hoặc “Upload chữ ký”