Doanh nghiệp chuyển đổi số nhanh chóng nhờ [DỊCH VỤ HỢP ĐỒNG ĐIỆN TỬ]

Trong bối cảnh thương mại toàn cầu đang phát triển mạnh mẽ, dịch vụ hợp đồng điện tử đang dần trở thành xu hướng dẫn đầu trong lĩnh vực giao dịch. Nhờ vào dịch vụ hợp đồng điện tử mà các doanh nghiệp đã giảm thiểu được rất nhiều chi phí cũng như thời gian.
1. Hợp đồng điện tử là gì?
Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu (Theo quy định tại Điều 33 Luật giao dịch điện tử 2005). Hợp đồng điện tử biểu thị thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ theo phương pháp điện tử. Giá trị của hợp đồng điện tử tương đương với hợp đồng giấy truyền thống.
- Ưu điểm của hợp đồng điện tử
+ Thuận tiện cho người sử dụng
Bạn không cần phải đến tận nơi để ký hợp đồng như đối với hợp đồng truyền thống. Với hợp đồng điện tử, bạn có thể thực hiện ký kết ở bất kỳ nơi nào mà không cần phải gặp mặt trực tiếp và thực hiện ký kết với nhau
Với sự thuận tiện và nhanh chóng của việc triển khai hợp đồng điện tử sẽ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh
+ Công tác quản lý, lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng
Thông thường đối với hợp đồng truyền thống các doanh nghiệp sẽ mất khá nhiều thời gian trong khâu chuẩn bị và in ấn. Điều đó gây nên sự tốn kém và thậm chí dẫn đến việc ô nhiễm môi trường, hơn nữa công tác quản lý hợp đồng khá bất tiện
Hợp đồng được ký kết bằng phương pháp điện tử sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí hơn cho doanh nghiệp, khi cần chỉ việc lấy điện thoại ra và xem lại một cách nhanh chóng
+ Tiết kiệm thời gian và chi phí
Các thao tác từ lập, kiểm duyệt, ký kết và gửi nhận đều được thực hiện qua hình thức Internet một cách nhanh chóng và không cần đến các loại giấy tờ để in ấn

- Nhược điểm của hợp đồng điện tử
+ Không để xác nhận địa điểm ký kết hợp đồng
Do tính linh hoạt của hợp đồng điện tử có thể thực hiện ký kết ở bất cứ đâu nên nó sẽ gây ra khó khăn cho việc xác định địa điểm. Đặc biệt là các hợp đồng quốc tế do nó được thực hiện theo hình thức phi biên giới
+ Tính phi vật chất và vô hình
Do đặc tính này nên khi xảy ra tranh chấp rất khó để có được bằng chứng với các chữ ký và giấy tờ gốc ban đầu. Chính vì thế trong trường hợp này cần có bên thứ 3 trong việc xác định chữ ký số và những điều kiện tương tự để hiệu lực của hợp đồng được xác định một cách cụ thể
+ Lừa đảo
Vấn đề lừa đảo cũng rất lớn đối với các doanh nghiệp, tại đất nước của chúng ta cũng đang còn e dè về vấn đề ký hợp đồng bằng hình thức này
2. Sự khác nhau giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống

Hợp đồng điện tử Khác biệt so với hợp đồng truyền thống
Được thể hiện bằng dữ liệu điện tử Hình thức thể hiện chính là đặc điểm nổi bật nhất của hợp đồng điện tử. Đề nghị giao kết và chấp nhận giao kết hợp đồng được thực hiện qua thông điệp dữ liệu
Có sự tham gia của ít nhất 3 chủ thể Ngoài bên bán và bên mua cò có sự xuất hiện của nhà cung cấp dịch vụ hợp đồng điện tử và cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. Bên thứ 3 không tham gia vào quá trình đàm phán, chỉ tham gia để đảm bảo tính hiệu quả và giá trị pháp lý của hợp đồng
Phạm vi áp dụng hợp đồng điện tử có phần bị hạn chế

Hợp đồng điện tử được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, trong lĩnh vực dân dự, kinh doanh thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định (theo điều 1 luật giao dịch điện tử 2005). 

Các quy định của giao dịch điện tử không áp dụng đối với: Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng nhất, quyền sở hữu nhà và các BĐS khác, văn bản thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử,… 

Bao gồm cả hình thức phi biên giới Ký hợp đồng điện tử mọi lúc mọi nơi, bất cứ đâu trên thế giới
Hiện đại, an toàn, chính xác Hợp đồng được ký dựa trên các công nghệ, phương tiện kỹ thuật hiện đại. Việc ứng dụng các phần mềm chữ ký số, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch với độ chính xác cao

- Lợi ích khi sử dụng hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy khác nhau như thế nào?

  Hợp đồng điện tử  Hợp đồng giấy truyền thống
Quy trình Quy trình trực tuyến - online Quy trình trực tiếp - phức tạp
Lợi ích

- Giúp TỰ ĐỘNG HÓA toàn bộ quy trình ký hợp đồng

- Upload hợp đồng

- Setup quy trình

- Thông báo cho các bên liên quan

- Ký hợp đồng

- Hợp đồng KHÔNG GIẤY

- Quy trình PHỨC TẠP với nhiều bên tham gia

- Khởi tạo hợp đồng

- Xác định vai trò các bên tham gia

- Ký kết

- Lưu trữ quản lý hợp đồng

- Hợp đồng GIẤY

Ký hợp đồng

- Ký TRỰC TIẾP bằng máy tính, máy tính bảng, điện thoại thông minh

- Ký kết TỪ XA, MỌI LÚC, MỌI NƠI

- Ký kết NHIỀU HỢP ĐỒNG CÙNG LÚC

- Ứng dụng với MỌI CHỮ KÝ SỐ

- Chữ ký hình ảnh

- Chữ ký số bằng USB Token

- Chữ ký số thông qua Server HSM

- Ký kết trực tiếp trên hợp đồng

- Với mỗi đối tượng phải ký MỘT HỢP ĐỒNG riêng

- Ký kết BẰNG TAY

- Phải ký trực tiếp bằng tay

Lưu trữ hợp đồng

- Lưu trữ THÔNG MINH, BẢO MẬT tối đa, DỄ DÀNG tìm kiếm

- Lưu trữ trực tuyến an toàn với hệ thống bảo mật

- Tìm kiếm dễ dàng

- LƯU KHO hợp đồng giấy

- Lưu trữ trực tiếp trong kho tài liệu, tốn không gian lưu trữ và rủi ro mất mát, thất lạc

- Tính bảo mật rất thấp

- Khó tìm kiếm

Chi phí 

- Tiết kiệm THỜI GIAN và CHI PHÍ

- Tiết kiệm 60% thời gian và chi phí

- Không phải trả phí chuyển phát, in ấn, lưu kho

- Không cần chờ đợi thời gian hồi đáp

- Không bị phụ thuộc vào thời gian của lãnh đạo

- Không lo lắng về rủi ro thất lạc, hỏng

- Không bị gián đoạn thời gian

- Tốn kém THỜI GIAN và CHI PHÍ

- Tốn các chi phí như chuyển phát, in ấn và lưu kho

- Phải tốn thời gian chờ đợi khách hàng phản hồi thông tin, phụ thuộc thời gian lãnh đạo, thời gian chuyển phát hợp đồng, rủi ro thất lạc khi lưu kho

3. Hợp đồng điện tử - giải pháp an toàn cho các doanh nghiệp vượt bão COVID-19

Hiện nay, thay vì việc ký kết hợp đồng theo phương pháp truyền thống, với dịch vụ hóa đơn điện tử ESOC đã chủ động thích ứng với tình hình, thay đổi phương thức ký kết “online” qua hợp đồng điện tử.
Việc ký kết và áp dụng hình thức giao dịch này mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: Quy trình ký hợp đồng tự động từ khâu tạo lập - chuyển ký - lưu trữ và bảo mật đều được thực hiện nhanh chóng, hoàn toàn qua Internet. Chỉ cần có máy tính, laptop, tablet/smartphone là có thể ký kết mà không cần sắp xếp một cuộc gặp trực tiếp. Nhờ vậy, có thể tiết kiệm thời gian chờ đợi, không làm gián đoạn việc ký kết vì bất cứ lý do khách quan nào.
Đặc biệt, hợp đồng điện tử mà ESOC đang sử dụng vận hành theo Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác giúp đảm bảo thông tin khách hàng, lưu trữ dữ liệu an toàn, tránh được những rủi ro: mất hỏng, cháy, thất lạc hợp đồng. 
Cùng với những cam kết về bảo mật dữ liệu, áp dụng hợp đồng điện tử còn giúp khách hàng dễ dàng truy cập, tra cứu hợp đồng, thuận tiện cho công tác quản lý doanh nghiệp sau này. 

4. Hợp đồng điện tử ESOC
Phần mềm hợp đồng điện tử ESOC được Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa phát triển đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn pháp lý về xác thực điện tử bằng chữ ký số, OTP trên cơ sở Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, nghị định 130/2018/NĐ-CP và Bộ luật lao động 2019 thừa nhận tính pháp lý của Hợp đồng lao động điện tử.

 


Sử dụng phần mềm ESOC mang lại nhiều lợi ích giúp tăng hiệu quả đầu tư như: Không chi phí in ấn, lưu trữ; Không cần đầu tư phần cứng, phần mềm; Tiện lợi quản lý, lưu trữ và tìm kiếm; Bảo mật và an toàn dữ liệu. Doanh nghiệp trực tiếp thực hiện khởi tạo hợp đồng hoặc nhiều hợp đồng cùng lúc từ file upload hoặc file mẫu. Bằng các phương thức điện tử như Email, Sms,... sau khi hoàn tất quá trình khởi tạo hợp đồng, hệ thống thực hiện tạo luồng giao kết và gửi cho bên tham gia một cách tự động.
Doanh nghiệp áp dụng hợp đồng điện tử ESOC giúp việc chuyển đổi số thành công, thay thế phương thức ký kết hợp đồng truyền thống bằng phương thức điện tử, ngoài ra ESOC còn linh hoạt tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống CRM, ERP, HR, Kế toán,... các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo,...
- Quy trình ký kết hợp đồng điện tử
+ Bước 1: Tạo hợp đồng
Bạn cần tải lên file hợp đồng của mình và thiết kế thông tin của hợp đồng sẽ do thiết kế của các bên tham gia
+ Bước 2: Phê duyệt hợp đồng
Tiếp theo, bạn gửi Email/SMS cho các bên phê duyệt hợp đồng sau đó các bên sẽ tiến hành thực hiện phê duyệt hợp đồng 
+ Bước 3: Ký số hợp đồng
Sau khi các bên đã phê duyệt hợp đồng của bạn, bạn hãy gửi Email/SMS cho các bên tham gia ký. Hình thức tham gia thực hiện ký hợp đồng đó là: USB Token, HSM, Remote Server Sign, Mobile MSSP, OTP
+ Bước 4: Lưu trữ và quản lý hợp đồng điện tử
Thông báo hoàn thành giao kết và thông tin hợp đồng bằng cách gửi Email/SMS. Sau đó tiến hành lưu trữ hợp đồng và thống kê, báo cáo

5. Kết luận
Như vậy, Nhân Hòa đã chia sẻ cho bạn các thông tin về loại hợp đồng này cùng với những ưu nhược điểm mà nó mang lại. 
Đăng ký sử dụng hợp đồng điện tử ESOC siêu tiện ích ngay hôm nay để nhận ưu đãi lớn. 

Liên hệ thông tin sau để nhận tư vấn:
+ Tổng đài: 1900 6680
+ Website: 
https://esoc.vn/
+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom
+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom
+ Khuyến mãi Nhân Hòa: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.htm

Bài viết liên quan

Trong các hoạt động giao dịch hiện nay, các quan hệ về về hợp đồng là khá phổ biến với những thoả thuận tự nguyện về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên. Tuy nhiên, mọi người thường quen với loại hợp đồng truyền thống được giao kết bằng văn bản hay lời nói và vẫn còn xa lạ với hình thức hợp đồng mới - hợp đồng điện tử. Nhân Hòa sẽ giới thiệu cho bạn một vài ví dụ về hợp đồng điện tử để bạn dễ nắm bắt hơn.

Với nền kinh tế hội nhập như hiện nay thì những giao dịch giữa các quốc gia khác nhau trên thế giới đang ngày càng trở nên phổ biến hơn. Hợp đồng ngoại thương được tạo lập trong hoạt động mua bán quốc tế và góp phần giúp ích trong quá trình làm xuất nhập khẩu.

Hợp đồng kinh tế là văn bản thể hiện các giao dịch, thoả thuận giữa các bên ký kết thực hiện các hoạt động sản xuất, trao đổi hàng hoá, dịch vụ và các thoả thuận khác có liên quan đến mục đích kinh doanh, trong một hợp đồng kinh tế phải có quy định rõ ràng các quyền và nghĩa vụ các bên.

Hợp đồng dân sự là sự thoả thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự. Hợp đồng dân sự là một dạng của giao dịch dân sự. Bài viết phân tích, làm sáng tỏ khái niệm, cách hiểu về hợp đồng dân sự.

Trong bối cảnh nền kinh tế đang phát triển và ngày càng gắn liền với ngành thương mại điện tử - logistic thì hình thức hợp đồng điện tử trở thành phương thức giao dịch được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Các chủ doanh nghiệp/CEO sẽ dễ bắt kịp xu hướng chuyển đổi số nếu hiểu được giá trị pháp lý và những lợi ích của hợp đồng điện tử mang lại.